Sortiersysteme

Um Karteikarten, Rechnungen etc. schnell wieder zu finden, sollte man die Dokumente sortieren.

Dazu gibt es verschiedene Sortiersysteme: Alphabetisch (Buchstaben), Numerisch (Zahlen), Alphanumerisch (Buchstaben + Zahlen), Chronologisch (Datum), Sachlich (Thema)

Alphabetisch: es wird nach dem Alphabet (A-Z) geordnet. Das System ist z.B. für Karteikarten geeignet.

Zunächst wird immer nach Nachnamen (ohne akademische Grade wie Dr. oder Professor) sortiert.

Danach schaut man sich die Namenszusätze an (zuerst die ohne).

Sollten Nachname und Namenszusätze identisch sein, schaut man sich die Vornamen an.

Umlaute werden umgewandelt: ä = ae, ö = oe, ü = ue, ß = ss

Numerisch: hier wird nach Zahlen sortiert. Beispielsweise bei Kontoauszügen.

Alphanumerisch: es werden Zahlen und Buchstaben kombiniert. Beispielsweise bei Röntgenbildern (OPG 124).

Chronologisch: Sortierung nach Datum. Zum Beispiel bei Recalldateien oder Mahnungen.

Sachlich: es wird nach einem bestimmten Thema sortiert. Zum Beispiel gesetzliche Krankenkasse <> private Krankenkasse.

Außerdem sollte man sich noch Gedanken machen, wo all die Dokumente hin kommen. Es können Pendelregister, Hängeregister oder Ordner zum Einsatz kommen...

Pendelregister: die einzelnen Register sind nach unten geöffnet und können in einen speziellen Schubschrank einsortiert werden.

Hängeregister: die Register sind nach oben geöffnet. In sie können leicht neue Dokumente (auch ungelochte) eingelegt werden.

Ordner: sie sind sehr übersichtlich, verbrauchen aber durch ihre Form recht viel Platz.

Alle Dokumente die nicht unbedingt im Original vorliegen müssen, können auch eingescannt werden.

Eingescannte Dokumente können schneller wieder gefunden werden und benötigen weniger Platz.