Anrufbeantworter

Mit einer Anrufbeantworter Ansage können dem Patienten wichtige Informationen vermittelt werden, auch wenn man gerade nicht in der Praxis ist.

Bevor die Ansage aufgenommen wird, sollte man sich zunächst überlegen, was man sagen möchte.

Beim besprechen des Anrufbeantworters sollte es möglichst ruhig im Raum sein.

Die Stimme auf dem Anrufbeantworter sollte immer freundlich, klar und sympathisch sein.

Es gilt: kurze Sätze mit viel Information. Wichtiges (wie Telefonnummern) müssen immer wiederholt werden.

Die Ansage sollte folgende Informationen enthalten: Name der Praxis, Öffnungszeiten, Nummer für Notfälle, Aufforderung zum Hinterlassen einer Nachricht, Verabschiedung

Ein Beispiel für die Ansage: Zahnarztpraxis Dr. Hopps, vielen Dank für Ihren Anruf. Wir sind immer Montag bis Freitag von 10-17 Uhr für Sie erreichbar. In dringenden Notfällen rufen Sie bitte die 1234 / 001 001 an. Ich wiederhole 1234 / 001 001. Ansonsten hinterlassen Sie uns bitte Ihren Namen, Telefonnummer und Grund des Anrufes. Wir rufen sie dann schnellstmöglich zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf, Ihr Praxisteam Dr. Hopps.

Den Anrufbeantworter sollte man natürlich auch regelmäßig abhören und die Anrufer zurückrufen.

Bevor man anfängt zu reden, sollte immer gefragt werden, ob es den gerade günstig ist.

Geht der Patient gerade nicht ans Telefon, kann man eine Nachricht auf seinem Anrufbeantworter hinterlassen.

Es sollte auch wieder mit dem Praxisnamen, eigenem Namen und einer Grußformel (z.B. Guten Tag) angefangen werden.

Danach wird das Anliegen geschildert und um einen Rückruf gebeten.

Dazu sollte die Telefonnummer und Öffnungszeiten der Praxis genannt und langsam wiederholt werden.

Am Schluss kommt wieder die Verabschiedung.

Ein Beispiel: Hallo xy, Zahnarztpraxis Dr. Hopps, Dr. Hopps guten Tag! Ihre Ergebnisse von der Untersuchung letzter Woche liegen uns nun vor. Bitte rufen Sie uns doch zurück. Sie erreichen uns von Montag bis Freitag von 10-17.00 Uhr unter der 1234 / 001 001. Ich wiederhole 1234 / 001 001. Vielen Dank, wir freuen uns auf Ihren Rückruf.